Polityka prywatności
PROMEDIA.PL s.c. - spółka cywilna, wspólnicy: Krystian Miazek i Małgorzata Miazek-Roróg
ul. Gdańska 91, 90-613 Łódź
NIP 7272466816, REGON 472304830
e-mail: [email protected]
Wersja z dnia 2 października 2026 r.
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest PROMEDIA.PL s.c. z siedzibą przy ul. Gdańska 91, 90-613 Łódź (dalej: „my”), operator serwisu Chateo. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres [email protected] albo na adres naszej siedziby. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych.
2. Kogo dotyczy ta polityka
Polityka dotyczy danych, o których celach i sposobach przetwarzania decydujemy sami, czyli danych:
- osób odwiedzających stronę chateo.pl, w tym rozmawiających z nami przez czat na tej stronie;
- osób, które piszą do nas e-mailem lub składają reklamacje;
- użytkowników panelu Chateo (app.chateo.pl) - właścicieli kont, administratorów i operatorów zaproszonych przez naszych Klientów;
- przedstawicieli i osób kontaktowych naszych Klientów oraz danych potrzebnych do rozliczeń.
Polityka nie dotyczy osób odwiedzających strony naszych Klientów, na których działa widżet Chateo, ani rozmów prowadzonych na tych stronach. Administratorem tych danych jest właściciel danej strony (nasz Klient), a my przetwarzamy je wyłącznie w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Informacje o tym przetwarzaniu, w tym o okresach przechowywania, znajdziesz w polityce prywatności właściciela strony i u niego możesz zrealizować swoje prawa. Jeśli napiszesz w tej sprawie do nas, przekażemy Twoje żądanie właściwemu Klientowi.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Jakie dane | Podstawa prawna (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Udostępnianie strony chateo.pl i panelu, bezpieczeństwo, ochrona przed nadużyciami i atakami | adres IP, data i godzina, adres żądanej strony, dane przeglądarki (logi serwera) | art. 6 ust. 1 lit. f - nasz prawnie uzasadniony interes: działanie i bezpieczeństwo serwisu | logi serwera: 14 dni |
| Odpowiedzi na pytania zadane przez czat na chateo.pl lub e-mailem | treść rozmowy lub wiadomości, adres e-mail i inne dane, które podasz; dane techniczne wizyty opisane w polityce cookies | art. 6 ust. 1 lit. f - odpowiedź na Twoje pytanie; art. 6 ust. 1 lit. b - gdy pytanie dotyczy zawarcia umowy | rozmowy z czatu - do 12 miesięcy od zakończenia rozmowy, dane wizyty bez rozmowy - 14 dni (szczegóły w § 4 umowy powierzenia, te same zasady stosujemy na chateo.pl); e-maile - do załatwienia sprawy, a potem do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| Zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z Chateo (konto, okres próbny, plan) | imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy, NIP, adres, stanowisko osoby kontaktowej | art. 6 ust. 1 lit. b - gdy umowę zawiera osoba prowadząca działalność gospodarczą; art. 6 ust. 1 lit. f - kontakt z przedstawicielami Klienta będącego spółką lub inną organizacją | przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Prowadzenie kont użytkowników panelu i ich zabezpieczenie | e-mail, imię i nazwisko, zdjęcie (jeśli dodasz), rola i zakres dostępu, hasło (wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego), dane weryfikacji dwuetapowej (zaszyfrowany klucz, kody odzyskiwania w postaci skrótów), ustawienia (język, powiadomienia), sesje logowania (skrócony adres IP, przeglądarka), subskrypcje powiadomień push, dziennik zdarzeń konta | art. 6 ust. 1 lit. b - wobec osoby, która zawarła umowę; art. 6 ust. 1 lit. f - świadczenie usługi Klientowi, który zaprosił użytkownika, oraz bezpieczeństwo kont | przez czas istnienia konta użytkownika w danej firmie; sesja logowania wygasa najpóźniej po 30 dniach; po zamknięciu konta Klienta dane usuwamy w ciągu 30 dni, chyba że przepis lub obrona roszczeń wymaga dłuższego przechowywania; to samo dotyczy konta, dla którego po okresie próbnym nie wybrano planu płatnego |
| Wiadomości serwisowe: bezpieczeństwo konta, prace serwisowe, zmiany regulaminu, powiadomienia | e-mail, imię, ustawienia powiadomień | art. 6 ust. 1 lit. b i f - wykonanie umowy i informowanie o sprawach usługi | przez czas istnienia konta |
| Faktury, księgowość, obowiązki podatkowe | dane z faktur i dokumentów rozliczeniowych | art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Rozpatrywanie reklamacji | dane z reklamacji i korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. b i f | do rozpatrzenia reklamacji, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | dane potrzebne do wykazania faktów | art. 6 ust. 1 lit. f - ochrona naszych praw | do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
Kopie zapasowe są wykonywane codziennie, szyfrowane i przechowywane do 30 dni poza serwerem produkcyjnym. Dane usunięte z serwisu znikają z kopii zapasowych najpóźniej po tym okresie.
Lista oczekujących. Jeśli zapiszesz się na listę oczekujących na stronie chateo.pl, przetwarzamy adres e-mail oraz dane, które dobrowolnie podasz w formularzu (imię, firmę, adres strony, interesujący pakiet, wiadomość), a także skróconą wersję adresu IP i rodzaj przeglądarki. Robimy to w celu poinformowania Cię o uruchomieniu kont w Chateo i przyznania rabatu -20% na pierwszy rok. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze zapytań o ofertę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane przechowujemy do 24 miesięcy od zapisu albo do wycofania zgody lub usunięcia z listy, jeśli nastąpi wcześniej. Aby się wypisać lub poprosić o usunięcie danych, napisz na [email protected]. Podanie danych jest dobrowolne, ale adres e-mail jest potrzebny, żebyśmy mogli do Ciebie napisać.
Poza jednorazową wiadomością potwierdzającą zapis i informacją o starcie dla osób z listy oczekujących nie wysyłamy newslettera ani informacji handlowych. Nie profilujemy użytkowników i nie podejmujemy wobec nich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
4. Skąd mamy dane i czy musisz je podać
Większość danych podajesz nam sam. Adres e-mail operatora lub administratora panelu przekazuje nam Klient, który zaprasza go do swojego konta. Dane techniczne (logi serwera) powstają automatycznie podczas korzystania z serwisu. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie założymy konta, nie zawrzemy umowy ani nie odpowiemy na wiadomość.
5. Komu przekazujemy dane
- OVH (grupa OVHcloud) - dostawca serwerów, na których działa Chateo. Serwery i baza danych znajdują się w centrum danych w Warszawie. Na tej samej infrastrukturze w Warszawie działa nasz własny serwer poczty (mail.promedia24.pl), z którego wysyłamy wiadomości e-mail serwisu - poczta nie przechodzi przez zewnętrznego dostawcę wysyłki.
- Cloudflare - sieć pośrednicząca, która chroni chateo.pl i app.chateo.pl przed atakami i obsługuje szyfrowane połączenia. Ruch do serwisu przechodzi przez serwery Cloudflare.
- Cloudflare R2 (Cloudflare, Inc.) - zewnętrzny magazyn codziennych, szyfrowanych kopii zapasowych, w jurysdykcji UE.
- Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia) - obsługa płatności i rozliczanie subskrypcji. Stripe otrzymuje dane rozliczeniowe Klienta: nazwę firmy, NIP, adres, adres e-mail do faktur i dane płatności.
- Dostawcy usług powiadomień push przeglądarek (np. Google, Mozilla, Apple, Microsoft) - tylko gdy użytkownik panelu włączy powiadomienia push. Powiadomienie zawiera wyłącznie informację o nowej wiadomości i nazwę strony, bez treści rozmowy, imion i adresów e-mail.
- Klient, w którego koncie działa użytkownik - właściciel i administratorzy konta widzą imię, e-mail, rolę i aktywność użytkowników swojego zespołu w panelu.
- Podmioty obsługujące nasze rozliczenia - biuro rachunkowe i bank, w zakresie potrzebnym do wystawienia faktur i przyjęcia płatności.
- Organy państwowe - wyłącznie gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane przechowujemy w Polsce (Warszawa), a szyfrowane kopie zapasowe w magazynie Cloudflare R2 w jurysdykcji UE. Pełną listę podmiotów przetwarzających znajdziesz na stronie Bezpieczeństwo i zaufanie. Cloudflare, Inc. ma siedzibę w USA i obsługuje ruch w swojej światowej sieci, dlatego dane przesyłane w ramach połączenia (w tym adres IP i treść żądań) mogą przechodzić przez serwery Cloudflare poza EOG. Ponieważ Cloudflare obsługuje szyfrowanie połączeń, technicznie ma dostęp do przesyłanych przez niego danych; zgodnie z umową przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usługi. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework, do którego Cloudflare przystąpił) oraz standardowe klauzule umowne zawarte w umowie powierzenia Cloudflare. Dostawcy powiadomień push również mogą przetwarzać dane poza EOG na podstawie analogicznych zabezpieczeń. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na [email protected].
7. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20 RODO);
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO) - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
Żądanie wyślij na [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
8. Bezpieczeństwo
Połączenia z serwisem są szyfrowane (HTTPS). Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych, a dane każdego Klienta są oddzielone od danych innych Klientów na poziomie bazy danych. Właściciel i administratorzy konta muszą mieć włączoną weryfikację dwuetapową. Pełne adresy IP nie są zapisywane w bazie danych - zapisujemy je w skróconej postaci (logi serwera opisuje punkt 3).
9. Pliki cookies
Informacje o plikach cookies i pamięci przeglądarki znajdziesz w polityce cookies.
10. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data wersji znajduje się na początku dokumentu. O istotnych zmianach dotyczących użytkowników panelu poinformujemy e-mailem lub w panelu.