Regulamin usługi Chateo

§ 1. Definicje

1. Operator - PROMEDIA.PL s.c., ul. Gdańska 91, 90-613 Łódź, NIP 7272466816, e-mail [email protected].
2. Chateo (Usługa) - świadczona przez Operatora drogą elektroniczną usługa czatu na żywo i podglądu odwiedzających strony internetowe, obejmująca Panel i Widżet.
3. Klient - przedsiębiorca, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która korzysta z Chateo w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową.
4. Konto - konto Klienta w Chateo, w ramach którego działają jego Użytkownicy i Strony.
5. Panel - aplikacja dostępna pod adresem app.chateo.pl, służąca do obsługi Chateo.
6. Użytkownik - osoba działająca w imieniu Klienta w Panelu (właściciel konta, administrator lub operator).
7. Widżet - okno czatu i skrypt Chateo, które Klient instaluje na swojej Stronie.
8. Strona - strona internetowa Klienta, na której działa Widżet.
9. Plan - pakiet funkcji, limitów i liczby Użytkowników wraz z ceną, opisany w Cenniku.
10. Cennik - aktualny wykaz Planów i ich cen, dostępny na stronie chateo.pl/cennik.html oraz udostępniany Klientowi przez Operatora (w Panelu lub w ofercie przekazanej przed wyborem Planu).
11. Okres rozliczeniowy - miesiąc lub rok, za który Klient opłaca Plan z góry.
12. Umowa powierzenia - umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiąca część umowy o korzystanie z Chateo.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z Chateo i jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Chateo jest usługą wyłącznie dla firm. Zakładając Konto lub wybierając Plan, osoba działająca w imieniu Klienta oświadcza, że Klient korzysta z Chateo w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową, a ona sama jest upoważniona do zawarcia umowy w jego imieniu.
3. Indywidualne ustalenia między Operatorem a Klientem zawarte w formie pisemnej lub elektronicznej mają pierwszeństwo przed Regulaminem.

§ 3. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Panelu potrzebne są: dostęp do internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Safari lub Edge z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail. Powiadomienia push wymagają przeglądarki, która je obsługuje.
2. Do uruchomienia Widżetu Klient potrzebuje możliwości wklejenia fragmentu kodu w szablonie swojej Strony.
3. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta i Użytkowników treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających prawa osób trzecich, oraz treści złośliwych (np. wirusów).

§ 4. Zawarcie umowy i Konto

1. Umowa o korzystanie z Chateo zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i zaakceptowania Regulaminu wraz z Umową powierzenia. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
2. Klient podaje prawdziwe dane i aktualizuje je w razie zmiany. Klient zaprasza Użytkowników i nadaje im role; odpowiada za ich działania w Panelu jak za własne.
3. Klient i Użytkownicy chronią dane logowania przed osobami trzecimi. Właściciel konta i administratorzy muszą korzystać z weryfikacji dwuetapowej. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta należy niezwłocznie poinformować Operatora.

§ 5. Okres próbny

1. Nowe Konto otrzymuje bezpłatny okres próbny trwający 14 dni, z funkcjami Planu wskazanego przy rejestracji (Pro). Okres próbny nie wymaga podania danych karty płatniczej i kończy się automatycznie - bez żadnych opłat.
2. Przed końcem okresu próbnego Operator przypomni Klientowi e-mailem o wyborze Planu. Chateo nie ma planu bezpłatnego: dalsze korzystanie wymaga wybrania i opłacenia Planu.
3. Jeśli Klient nie wybierze Planu do końca okresu próbnego: Widżet przestaje wyświetlać się na Stronach, a Panel przechodzi w tryb tylko do odczytu - Klient nadal może przeglądać i eksportować swoje dane. Operator wyśle przypomnienia e-mailem. Po 30 dniach od końca okresu próbnego Konto i wszystkie jego dane zostają trwale usunięte. Wybranie i opłacenie Planu w tym czasie przywraca pełne działanie Chateo bez utraty danych.
4. Operator może odmówić okresu próbnego, jeśli Klient korzystał już z niego lub nadużywa tej możliwości.

§ 6. Plany, ceny i płatności

1. Plany, ich zakres i ceny określa aktualny Cennik. Ceny w Cenniku są cenami netto, do których dolicza się VAT według obowiązującej stawki.
2. Plan jest opłacany z góry za Okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny). Operator wystawia fakturę VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym w Krajowym Systemie e-Faktur, jeśli przepisy tego wymagają. Klient zgadza się na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Płatność następuje w terminie wskazanym na fakturze.
3. Zmiana cen w Cenniku nie dotyczy już opłaconego Okresu rozliczeniowego. O nowych cenach Operator informuje Klienta e-mailem z wyprzedzeniem, przed rozpoczęciem Okresu rozliczeniowego, w którym zaczną obowiązywać; Klient, który się na nie nie zgadza, może wypowiedzieć umowę zgodnie z § 12.
4. Jeśli Klient nie opłaci faktury w terminie, Operator - po bezskutecznym przypomnieniu e-mailem - może zawiesić Konto: Widżet przestaje wyświetlać się na Stronach, a Panel przechodzi w tryb tylko do odczytu. Po zapłacie Operator niezwłocznie przywraca pełne działanie Konta.
5. Widżet może zawierać oznaczenie „Obsługiwane przez Chateo”, chyba że Plan Klienta pozwala je wyłączyć.

§ 7. Przechowywanie danych

1. Historia rozmów oraz dane odwiedzających, którzy rozmawiali przez czat, złożyli zamówienie lub zostali rozpoznani przez Stronę Klienta, są przechowywane przez 12 miesięcy - w każdym Planie.
2. Dane wizyt osób, które tylko przeglądały Stronę (bez rozmowy, zamówienia i rozpoznania przez Stronę), są usuwane w całości po 14 dniach.
3. Klient może skrócić te okresy w Panelu (Ustawienia → Dane). Dłuższy okres przechowywania jest możliwy wyłącznie na podstawie indywidualnego ustalenia z Operatorem.
4. Zbiorcze statystyki niezawierające danych osobowych są przechowywane przez czas istnienia Konta. Szczegółowe zasady przetwarzania danych odwiedzających określa Umowa powierzenia.

§ 8. Obowiązki Klienta

1. Klient korzysta z Chateo zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami, w szczególności nie wysyła przez Chateo niezamówionych informacji handlowych i nie wykorzystuje go do działań niezgodnych z prawem.
2. Klient jest administratorem danych osobowych odwiedzających jego Strony i rozmówców czatu. Klient odpowiada za: poinformowanie ich o przetwarzaniu danych (w polityce prywatności Strony), posiadanie podstawy prawnej przetwarzania, wybór trybu pracy Widżetu („zawsze” lub „wymaga zgody”) oraz - jeśli jest wymagana - zebranie zgody na zapisywanie informacji w przeglądarce i przekazanie jej do Widżetu.
3. Klient instaluje Widżet wyłącznie na Stronach, do których ma prawo, i przekazuje do Chateo dane (np. koszyk, zamówienia, dane zalogowanego klienta) tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę prawną.
4. Zakazane są próby obchodzenia zabezpieczeń Chateo, uzyskiwania dostępu do danych innych Klientów, testy obciążeniowe i bezpieczeństwa bez zgody Operatora oraz działania zakłócające pracę Chateo.

§ 9. Dostępność i prace serwisowe

1. Operator dokłada starań, aby Chateo działało nieprzerwanie, ale nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (SLA).
2. Planowane prace serwisowe, które mogą spowodować przerwę w działaniu, Operator zapowiada z wyprzedzeniem e-mailem lub w Panelu i w miarę możliwości przeprowadza w godzinach małego ruchu. Awarie Operator usuwa bez zbędnej zwłoki.
3. Operator może rozwijać i zmieniać funkcje Chateo, o ile nie pogarsza to istotnie funkcji opłaconego Planu w trakcie Okresu rozliczeniowego.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Całkowita odpowiedzialność Operatora wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do kwoty opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta za Chateo w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynika szkoda, i obejmuje wyłącznie rzeczywiste straty (bez utraconych korzyści).
2. Operator nie odpowiada za: treści przesyłane przez Klienta, Użytkowników i odwiedzających; działanie Stron i usług osób trzecich (np. dostawców internetu); skutki ustawień wybranych przez Klienta (np. skrócenia okresu przechowywania); przerwy wynikające z siły wyższej.
3. Ograniczenia z tego paragrafu nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 11. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Chateo Klient składa e-mailem na adres [email protected], podając nazwę Klienta, adres e-mail Konta i opis problemu.
2. Operator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem. Jeśli do rozpatrzenia potrzebne są dodatkowe informacje, termin biegnie od ich otrzymania.

§ 12. Rozwiązanie umowy, eksport i usunięcie danych

1. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, e-mailem na adres [email protected] wysłanym z adresu właściciela Konta. Wypowiedzenie jest skuteczne z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego; opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi.
2. Operator może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez wypowiedzenia - gdy Klient rażąco narusza Regulamin (w szczególności § 3 ust. 3 lub § 8) albo nie płaci mimo przypomnienia.
3. Po zakończeniu umowy Panel przechodzi w tryb tylko do odczytu, a Klient może pobrać eksport swoich danych. Po 30 dniach od zakończenia umowy Konto i wszystkie jego dane zostają trwale usunięte. Z kopii zapasowych dane znikają najpóźniej po kolejnych 30 dniach.
4. Usunięta w Panelu Strona trafia do kosza na 30 dni, w czasie których można ją przywrócić; po tym czasie jej dane są trwale usuwane.

§ 13. Dane osobowe

1. Zasady przetwarzania danych Użytkowników i osób kontaktowych Klienta, których administratorem jest Operator, opisuje polityka prywatności.
2. Dane odwiedzających Strony i rozmówców czatu Operator przetwarza w imieniu Klienta na podstawie Umowy powierzenia, którą Klient zawiera, akceptując Regulamin.

§ 14. Prawa do Chateo i treści

1. Oprogramowanie Chateo, jego wygląd i znaki należą do Operatora. Na czas trwania umowy Klient otrzymuje niewyłączne i nieprzenoszalne prawo do korzystania z Chateo zgodnie z Regulaminem.
2. Treści i dane wprowadzone przez Klienta (np. artykuły bazy wiedzy, przepływy, rozmowy) należą do Klienta. Operator korzysta z nich wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia Chateo.

§ 15. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Chateo albo względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Operator informuje Klienta e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed tą datą wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie. Dalsze korzystanie z Chateo po tej dacie oznacza akceptację zmian.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
3. Jeśli któreś postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia obowiązują nadal.
4. Regulamin obowiązuje od dnia 2 października 2026 r.