Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa zawarta na podstawie art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

§ 1. Strony i zawarcie umowy

1. Stronami umowy są: Klient korzystający z Chateo jako Administrator oraz PROMEDIA.PL s.c., ul. Gdańska 91, 90-613 Łódź, NIP 7272466816, jako Podmiot przetwarzający.
2. Umowa zostaje zawarta z chwilą zaakceptowania Regulaminu i stanowi część umowy o korzystanie z Chateo. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.
3. Umowa obowiązuje przez czas korzystania z Chateo, a po jego zakończeniu - do usunięcia danych zgodnie z § 11.

§ 2. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia Chateo: prowadzenia czatu na Stronach, podglądu odwiedzających, obsługi formularzy i wiadomości e-mail do rozmówców, powiadomień dla Użytkowników, bazy wiedzy, automatycznych przepływów i statystyk.
2. Przetwarzanie obejmuje zbieranie, zapisywanie, przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie Użytkownikom, przesyłanie (w tym wysyłanie wiadomości e-mail), eksport, ograniczanie i usuwanie danych - automatycznie, w systemach informatycznych Chateo.

§ 3. Kategorie osób i danych

Przetwarzanie dotyczy następujących kategorii osób:

• osoby odwiedzające Strony Administratora;
• osoby rozmawiające przez czat lub zostawiające wiadomość i adres e-mail w Widżecie;
• klienci Administratora rozpoznani przez Stronę (np. zalogowani w sklepie Administratora);
• pracownicy i współpracownicy Administratora, jeśli ich adresy IP oznaczono w Panelu jako adresy zespołu.

i następujących kategorii danych:

• dane techniczne: identyfikator odwiedzającego, adres IP (zapisywany w bazie wyłącznie w skróconej postaci - /24 dla IPv4, /48 dla IPv6; pełny adres jest używany w pamięci do ochrony przed nadużyciami i ustalenia lokalizacji, a w logach serwera przechowywany przez 14 dni), urządzenie, system, przeglądarka, język, rozdzielczość ekranu, przybliżona lokalizacja (kraj, miasto - tylko jeśli Administrator włączy w Panelu lokalną bazę geolokalizacji);
• dane wizyty: odwiedzane adresy i tytuły stron (parametry adresu domyślnie usuwane), czas wizyty, źródło wejścia (strona odsyłająca, kanał i nazwa kampanii - bez identyfikatorów kliknięć);
• dane przekazane przez Stronę (jeśli Administrator to skonfiguruje): imię i nazwisko, adres e-mail, numer klienta, nazwa firmy, zawartość i wartość koszyka, numery i wartości zamówień, zdarzenia;
• dane rozmów: treść wiadomości, przesłane obrazy (z usuniętymi metadanymi, np. położeniem GPS), oceny rozmów i komentarze, adres e-mail oraz dane z formularza przed rozmową (imię, nazwisko, firma, e-mail, telefon), notatki i etykiety nadane przez Użytkowników.

Chateo nie jest przeznaczone do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO). Administrator nie prosi o nie przez czat; jeśli rozmówca poda je z własnej inicjatywy, są przetwarzane jako część treści rozmowy.

§ 4. Okres przechowywania

1. Historia rozmów oraz dane odwiedzających, którzy rozmawiali przez czat, złożyli zamówienie lub zostali rozpoznani przez Stronę, są przechowywane przez 12 miesięcy - w każdym Planie.
2. Dane wizyt osób, które tylko przeglądały Stronę (bez rozmowy, zamówienia i rozpoznania przez Stronę), są usuwane w całości po 14 dniach.
3. Przesłane obrazy i dzienniki zdarzeń (wyszukiwania w bazie wiedzy, przebieg przepływów, zdarzenia odwiedzających) są przechowywane przez okresy ustawione w Panelu (Ustawienia → Dane), nie dłużej niż historia rozmowy, do której należą.
4. Administrator może skrócić okresy przechowywania w Panelu (Ustawienia → Dane); Panel pokazuje przed zapisem, ile danych zostanie usuniętych. Dłuższy okres jest możliwy wyłącznie na podstawie indywidualnego ustalenia z Podmiotem przetwarzającym. Dane po upływie okresu są usuwane automatycznie, co noc.
5. Logi serwera są przechowywane przez 14 dni. Codzienne, szyfrowane kopie zapasowe są przechowywane do 30 dni poza serwerem produkcyjnym; dane usunięte z Chateo znikają z kopii zapasowych najpóźniej po tym okresie. Zbiorcze statystyki niezawierające danych osobowych nie podlegają tym okresom.

§ 5. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniami są niniejsza umowa, Regulamin oraz ustawienia i działania Administratora w Panelu. Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeśli jego zdaniem polecenie narusza prawo.
2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Podmiot przetwarzający, zobowiązane do zachowania tajemnicy, i tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia Chateo, usuwania awarii lub wykonania polecenia Administratora.
3. Podmiot przetwarzający stosuje środki bezpieczeństwa opisane w § 6 (art. 32 RODO).
4. Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi wywiązywać się z obowiązków z art. 32-36 RODO, w tym przy ocenie skutków dla ochrony danych, w zakresie informacji, którymi dysponuje.

§ 6. Środki bezpieczeństwa

• szyfrowanie połączeń (HTTPS) i hosting w centrum danych w Warszawie;
• oddzielenie danych każdego Klienta na poziomie bazy danych (zabezpieczenia na poziomie wierszy);
• hasła Użytkowników przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne (argon2id); obowiązkowa weryfikacja dwuetapowa dla właściciela konta i administratorów; ograniczenie liczby prób logowania;
• szyfrowanie kluczy i sekretów (AES-256-GCM);
• minimalizacja danych: skracanie adresów IP, domyślne usuwanie parametrów z adresów stron, usuwanie metadanych z obrazów, powiadomienia push bez treści rozmów;
• limity żądań chroniące przed nadużyciami i sieć Cloudflare chroniąca przed atakami;
• codzienne, szyfrowane kopie zapasowe przechowywane poza serwerem produkcyjnym;
• dostęp do serwerów wyłącznie dla upoważnionych osób Podmiotu przetwarzającego, z użyciem kluczy kryptograficznych; dziennik działań administracyjnych w Panelu.

§ 7. Dalsze podmioty przetwarzające

1. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających. Na dzień zawarcia umowy są to:

   Podmiot	Cel	Dane	Miejsce przetwarzania	Podstawa przekazania
   OVH (grupa OVHcloud)	serwery i baza danych; na tej infrastrukturze działa też własny serwer poczty Podmiotu przetwarzającego (mail.promedia24.pl), z którego wysyłane są wiadomości e-mail serwisu - dane poczty są przetwarzane w ramach usługi i objęte niniejszą umową	wszystkie dane powierzone w ramach Chateo, w tym treść wiadomości e-mail wysyłanych przez serwis	Polska (Warszawa)	nie dotyczy (przetwarzanie w EOG)
   Cloudflare, Inc.	sieć pośrednicząca: ochrona przed atakami, obsługa szyfrowanych połączeń	ruch sieciowy do chateo.pl i app.chateo.pl (w tym adres IP i treść żądań)	światowa sieć serwerów, w tym poza EOG (USA)	EU-US Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne
   Cloudflare, Inc. (Cloudflare R2)	zewnętrzny magazyn szyfrowanych kopii zapasowych	szyfrowane kopie zapasowe bazy danych i plików Chateo	magazyn w jurysdykcji UE	EU-US Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne (jak dla usług sieciowych Cloudflare)
   Stripe Payments Europe, Ltd.	płatności i rozliczanie subskrypcji Chateo	dane rozliczeniowe Klienta: nazwa firmy, NIP, adres, adres e-mail do faktur, dane płatności	Irlandia (EOG)	umowa przetwarzania danych Stripe; ewentualne przekazanie poza EOG na zasadach określonych przez Stripe
   Dostawcy powiadomień push przeglądarek (np. Google, Mozilla, Apple, Microsoft)	powiadomienia push dla Użytkowników - tylko gdy Użytkownik je włączy	wyłącznie informacja o nowej wiadomości, nazwa Strony i techniczny identyfikator rozmowy (bez danych odwiedzających)	światowe sieci dostawców, w tym poza EOG	zabezpieczenia analogiczne jak dla Cloudflare (decyzja Komisji Europejskiej lub standardowe klauzule umowne)

2. Powiadomienia push dla Użytkowników przechodzą przez usługi powiadomień przeglądarek, ale nie zawierają danych odwiedzających - wyłącznie informację o nowej wiadomości, nazwę Strony i techniczny identyfikator rozmowy.
3. O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego Podmiot przetwarzający informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeśli strony nie dojdą do porozumienia, Administrator może wypowiedzieć umowę o korzystanie z Chateo ze skutkiem przed wprowadzeniem zmiany.
4. Podmiot przetwarzający nakłada na dalsze podmioty przetwarzające obowiązki ochrony danych odpowiadające tej umowie i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.

§ 8. Naruszenia ochrony danych

Podmiot przetwarzający zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres właściciela Konta. Zgłoszenie zawiera informacje wymagane przez art. 33 ust. 3 RODO, w zakresie, w jakim są dostępne - pozostałe są przekazywane niezwłocznie po ich ustaleniu. Podmiot przetwarzający podejmuje działania ograniczające skutki naruszenia.

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Żądania osób, których dane dotyczą, obsługuje Administrator. Panel umożliwia właścicielowi Konta wyeksportowanie i trwałe usunięcie wszystkich danych wybranego odwiedzającego.
2. Żądanie skierowane bezpośrednio do Podmiotu przetwarzającego jest niezwłocznie przekazywane Administratorowi. Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w odpowiedzi na żądania, jeśli narzędzia Panelu nie wystarczają.

§ 10. Informacje i audyty

1. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO, w pierwszej kolejności w formie odpowiedzi na pytania i dokumentów.
2. Administrator lub upoważniony przez niego audytor zobowiązany do zachowania tajemnicy może przeprowadzić audyt po zapowiedzi z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz na 12 miesięcy (chyba że doszło do naruszenia ochrony danych), w dni robocze, na własny koszt i bez zakłócania działania Chateo oraz bez dostępu do danych innych Klientów.

§ 11. Zakończenie przetwarzania

Po zakończeniu korzystania z Chateo (także po okresie próbnym bez wybrania Planu) Panel przechodzi w tryb tylko do odczytu i Administrator może pobrać eksport danych - jest to zwrot danych. Po 30 dniach Podmiot przetwarzający trwale usuwa wszystkie powierzone dane, a z kopii zapasowych znikają one najpóźniej po kolejnych 30 dniach, chyba że przepis prawa nakazuje ich dalsze przechowywanie.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialność stron za wykonanie tej umowy podlega zasadom i ograniczeniom określonym w Regulaminie, w zakresie dopuszczalnym przez RODO.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin, RODO i prawo polskie. Zmiany tej umowy wprowadza się tak jak zmiany Regulaminu.